Ideare chiavi univoche di catalogazione

Una chiave univoca è semplicemente un codice che viene dato ad un'opera, e solo a quella.
L'unicità è giustificata dal fatto che nella maggioranza degli archivi d'arte, le immagini dei lavori sono conservate in un luogo, fisico o virtuale, diverso dal database di titoli, tecnica e dimensioni di ogni opera. Serve quindi una chiave di collegamento che leghi in maniera sicura e indiscutibile le immagini alle annotazioni.
Chi utilizza il PC sarebbe tentato di sopperire a questo "collegamento" creando ad esempio tante cartelle quante sono le opere, e riempirle ognuna con tutto cio che ogni opera riguarda.
Tuttavia questo metodo può presentare nel tempo notevoli inconvenienti, soprattutto se il numero delle opere diviene considerevole.
Una soluzione invece molto efficace è quella di ideare una chiave, sequenziale, che contenga quante più informazioni è possibile. Rinominando i files delle opere con quella chiave e legando con lo stesso codice tutte le altre annotazioni, è possibile archiviare grandi quatità di opere e conservare l'archivio anche su supporti distinti.

Facciamo qualche esempio, ipotizzando di ideare una chiave con cui rinominare il file di un'immagine dell'archivio di un pittore:

IMG_1435878.JPG
Questa chiave è poco funzionale. L'artista pigro ha lasciato invariato il codice con cui la sua macchina fotografica ha salvato il file nella scheda di memoria.

2022-8.JPG
Questa chiave è invece più funzionale, perchè mi dice che l'opera è del 2022 ed è la numero 8 che ho realizzato in quell'anno.

2022-8-A.JPG
Questa chiave mi dice che l'opera è del 2022, è la numero 8 che ho realizzato in quell'anno ed è un Aquerello.

2022-8-A-30X40.JPG
Questa chiave mi dice che l'opera è del 2022, è la numero 8 che ho realizzato in quell'anno, è un Aquerello e misura cm 30 x 40.

Una volta ideato lo schema, è possibile compattare la chiave eliminando spazi o trattini, assicurandosi però che venga mantenuta la capacità di lettura:

20228A30X40.JPG
La chiave continua a dirmi che l'opera è del 2022 (le prima 4 cifre), è la numero 8 che ho realizzato in quell'anno (la quinta cifra, prima della A), è un Aquerello e misura cm 30 x 40.

201913D30X20.JPG
La chiave sopra, costruita con i criteri della precedente, mi dice che l'opera è del 2019 (le prima 4 cifre), è la numero 13 che ho realizzato in quell'anno (la quinta e la sesta cifra, prima della D), è un Disegno e misura cm 30 x 20.

Nella tabella del database, vi dovrà essere infine una riga in cui alla chiave univoca vengono associate altre informazioni, esempio:

codice: 201913D30X20
titolo: Ritratto di giovane
anno: 2019
numero: 13
categoria: Disegno
tecnica: Carboncino
supporto: Carta
altezza: 30 cm
larghezza 20 cm
data: 22 ottobre 2019
info: Lasciato in conto vendita alla galleria B.G. il 15 febbraio 2020

Database e immagine fotografica sono adesso legati univocamente senza possibilità di dubbio alcuno.

Non esiste una regola per comporre questi codici, che possono essere più o meno complessi a seconda della tipologie di opere che si produce e di quante informazioni vogliamo che restituiscano.
L'importante è che l'artista riesca sempre a tenere tutto sotto il proprio controllo e possa accedere in ogni momento a qualsiasi opera.

Per archivi di grande dimensione o con tipologie di opere complesse, è possibile creare piccoli software che, previo inserimento di dati, riescono a produrre queste chiavi e a ritradurle in ogni momento nei rispettivi dati costitutivi.